Als er een fout is gemaakt op een factuur, wordt de oorspronkelijke factuur gecorrigeerd. De leverancier maakt in dat geval een creditfactuur op. Hierbij laat u als leverancier weten dat de factuur niet of slechts gedeeltelijk betaald hoeft te worden of dat u een bedrag terugbetaalt. Het klinkt eenvoudig, maar de wet stelt een aantal voorwaarden aan het crediteren van een factuur
Voorwaarden crediteren factuur
Bij het crediteren van een factuur, moet u aan de volgende voorwaarden voldoen:
- De oorspronkelijke factuur corrigeren
U kunt de oorspronkelijke factuur in zijn geheel crediteren en een nieuwe juiste factuur versturen. Ook is het mogelijk om een creditfactuur op te maken als aanvulling op de oorspronkelijke factuur. De creditfactuur moet een duidelijke verwijzing bevatten naar de oorspronkelijke factuur.
- Verklaring voor gecorrigeerd btw-bedrag
U moet aan de belastingdienst aan kunnen tonen dat uw afnemer niet het oorspronkelijke btw-bedrag in aftrek brengt, maar het gecorrigeerde btw-bedrag. Dit kan bijvoorbeeld door op of bij de creditfactuur een verklaring op te nemen. Hierin verklaart uw afnemer dat hij de op de creditfactuur vermelde btw aangeeft bij de Belastingdienst. Het is belangrijk om een getekend exemplaar van deze verklaring in uw administratie te bewaren.
- Crediteren factuur binnen btw-tijdvak
Als de creditfactuur in hetzelfde btw-tijdvak wordt verzonden als de oorspronkelijke factuur, kunt u deze meenemen in de btw-aangifte. Als de creditfactuur in een later tijdvak wordt opgemaakt dan de oorspronkelijke factuur, dan moet de btw via een verzoek worden teruggevraagd aan de Belastingdienst. Het verzoek voor teruggave van de btw moet binnen vijf jaar worden ingediend na het jaar waarin te veel btw in rekening werd gebracht.