Gepubliceerd: 25-09-2024, laatst gewijzigd:
26-09-2024
Wilt u als bestuurder of toezichthouder van een onderwijsinstelling vermijden dat onverwachte gebeurtenissen leiden tot grote schade? Financieel of qua imago? Bespreek mogelijke risico’s dan open met een brede vertegenwoordiging en bepaal preventieve maatregelen. Voorkom verrassingen met deze en andere tips voor risicomanagement van experts Geert-Jan Wouters van Controlgroep en Sandra van der Veer van Flynth.
Elke onderwijsorganisatie doet aan risicomanagement. Bij elke beslissing speelt ergens mee wat er eventueel mis kan gaan en of de organisatie de mogelijke gevolgen dan kan dragen. Dat gebeurt alleen niet altijd even bewust, weet de ervaren consultant Geert-Jan Wouters. In de praktijk van de Controlgroep voor financieel management en bedrijfsvoering ziet hij regelmatig onnodige schadegevallen, omdat risico’s niet duidelijk in beeld waren. “Problemen waren dan bijvoorbeeld al te voorzien op basis van de managementrapportage, maar stonden daar niet expliciet benoemd, of een bestuurder heeft ze over het hoofd gezien of niet goed genoeg op waarde geschat.”
Bepaal de belangrijkste risico’s
De eerste stap om problemen te vermijden is concreet vaststellen wat de belangrijkste risico’s voor de organisatie zijn. Wouters: “Raadpleeg daarvoor een zo breed mogelijke vertegenwoordiging: management, ICT, facilitair, bestuur, audit, raad van toezicht, ouders en docenten uit de medezeggenschap, en externe partijen zoals de gemeente. Zorg dat er een cultuur is waarin iedereen risico’s durft te melden en bespreek die vervolgens open. Vraag waarom iemand iets wel of juist niet als risico ziet. Bepaal prioriteiten en leg alles vast in een goed onderbouwd risicoprofiel, zodat iedereen het kan teruglezen.”
Inventariseer mogelijke oorzaken
Als duidelijk is wat de belangrijkste risico’s zijn, is het tijd om de mogelijke oorzaken daarvoor op een rij te zetten. “Wees je ervan bewust dat financiële risico’s vaak niet-financiële oorzaken hebben”, benadrukt onderwijsaccountant Sandra van der Veer van Flynth Audit. “Ook bijvoorbeeld een onvoorziene daling in het aantal leerlingen of studenten heeft meestal een achterliggende oorzaak. Zo kan een incident op het schoolplein ervoor hebben gezorgd dat de school minder in trek is. Vertrekken er relatief veel studenten en docenten? Ga dan na hoe dat komt.”
Bepaal maatregelen en grijp zo nodig in
Na de risicoanalyse is het zaak om te handelen. Wouters geeft als voorbeeld het reële risico op een cyberaanval. “Probeer om te beginnen te voorkomen dat data van leerlingen en ouders op straat belanden. Werk aan goede beveiliging en voer tweestapsverificatie in. Zorg er ook voor dat er een back-up is als het toch misgaat en denk erover na wanneer en hoe je betrokkenen in dat geval informeert.”
“Handelen betekent bovendien dat betrokkenen hun rol pakken als dat nodig is”, vult Van der Veer aan. “Beperk je als toezichthouder bijvoorbeeld niet tot controleren, maar kaart het ook aan als je problemen ziet en grijp zo nodig op tijd in.”
Zorg voor flexibele bedrijfsvoering
“Uitvoeringsrisico’s in de bedrijfsvoering zouden in veel risicoanalyses bovenaan moeten staan”, meent Wouters. “Zorg daarom voor flexibiliteit. Reken scenario’s door voor verschillende risicogebeurtenissen en bepaal wat de gevolgschade zou kunnen zijn. Bouw voldoende buffervermogen op. Wil je bijvoorbeeld over twee jaar een nieuw schoolgebouw neerzetten, houd dan rekening met verschillende scenario’s, zoals rentefluctuatie, en werk met een bandbreedte.” Van der Veer: “Zorg voor goede verantwoording en neem iedereen daarin mee: raad van toezicht, bestuur, directie en medezeggenschap. Zodat de koers voor iedereen helder is.”
Evalueer en pas aan
Wouters: “Koppel in het jaarverslag terug of de genomen maatregelen effectief waren. Benoem het ook eerlijk als bepaalde risico’s over het hoofd zijn gezien en een probleemsituatie de organisatie toch overviel. Neem direct na een incident de nodige maatregelen om te voorkomen dat het nog een keer gebeurt.”
Van der Veer: “Houd er ook rekening mee dat risico’s in de loop der tijd veranderen. Zo maken de op Prinsjesdag aangekondigde bezuinigingen op onderwijs risico’s voor de continuïteit van de bedrijfsvoering nog groter. Ook is het voor onderwijsinstellingen van belang de oorzaken van het ziekteverzuim te analyseren, want met het aanhoudende arbeidsmarkttekort blijft kwalitatief personeel schaars. Inhuur van derden is duur en risicovol vanwege het opheffen van het handhavingsmoratorium in de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie). Houd zulke trends in de gaten en maak de vertaalslag naar jouw organisatie. Maak elke twee tot drie jaar een nieuwe risicoanalyse en scherp maatregelen continu aan.”
Kom naar het kennisevent Risicomanagement
Bovenstaande tips helpen u vast op weg met risicomanagement. Zo vermijdt u schade en kunt u uw tijd en geld inzetten voor het belangrijkste doel van uw organisatie: goed onderwijs leveren. Wilt u meer verdieping in dit onderwerp? Kom dan op dinsdag 8 oktober naar het kennisevent Risicomanagement van Flynth. Laat u inspireren door de aanwezige experts en wissel kennis en ervaring uit met bestuurders en toezichthouders van andere onderwijsinstellingen.